HARCOO

Overstappen zonder gedoe

We weten hoe het voelt: eindeloos achter je beheerder aanzitten, onvolledige dossiers, rommelige overdrachten en gedoe met leden.

Je wilt wél overstappen, maar je ziet op tegen het werk en mogelijke ruzie met de oude beheerder.

Daarom doen wij het anders:

Geen gedoe. Geen telefoontjes. Geen discussies. Wij regelen álles.

Zo werkt het

5 stappen, allemaal door ons gedaan

1

Wij plannen een kennismaking

We inventariseren wat er mis is met de huidige beheerder, welke documenten ontbreken, hoe jullie VvE georganiseerd is, en waar mogelijke risico's zitten.

We checken óók of jullie oude beheerder contractueel nog verplichtingen heeft (sommige hebben 3-maanden opzegtermijn).

2

Wij bereiden alles voor de VvE-stemming voor

  • Professionele presentatie + voorsteltekst voor de uitnodiging
  • Stemdocumenten conform jullie splitsingsakte
  • Volledige Q&A lijst (wat kost het, wat verandert er, hoe werkt de overstap, etc.)
  • Advies over quorum / stempercentages (meestgemaakte fout in besturen)
  • Template voor de notulen – bestuur hoeft alleen nog maar op "verstuur" te klikken
3

Wij organiseren én begeleiden de stemming

  • Digitale stemming (e-mail + sms) met unieke links
  • Automatische reminders naar leden die nog niet gestemd hebben
  • Realtime dashboard voor bestuur
  • Juridische check of het besluit geldig is volgens jullie splitsingsakte

Bestuur hoeft dus niet te appen, mailen of achter mensen aan.

4

Wij regelen de overdracht

Overdracht is waar het vaak misgaat — daarom pakken wij het 100% over

Wat wij doen:

  • Contact opnemen met de oude beheerder naam per naam, niet via algemene mailbox
  • Juridisch correcte informatie-verzoekbrief sturen
  • Actief opvolgen (dagelijks) tot alles binnen is

Controle op volledigheid van dossiers:

Meerjaren Onderhoudsplannen (MJOP)
Contracten onderhoudspartijen
Garantiedocumenten
Bankafschriften & jaarrekeningen
Verzekeringspolissen
Ledenregister
Lopende storingen & onderhoudsafspraken
Historische notulen
Facturen & betaalafspraken

Herstellen van onvolledige administratie (heel vaak!)

Escaleren als de beheerder niet meewerkt (vriendelijke, maar harde professionele follow-up)

Wat het bestuur NIET meer hoeft te doen:

✗ Niet meer bellen

✗ Niet meer mailtjes sturen

✗ Niet meer mappen verzamelen

✗ Niet meer onderhandelen met een passieve beheerder

✗ Niet meer discussiëren over ontbrekende documenten

Wij nemen de irritatie over — jullie blijven erbuiten.

5

Wij zetten alles live

  • Alle documenten worden geordend, gestandaardiseerd en gelabeld (geen rommelmappen meer)
  • We checken of de financiën aansluiten op het oude boekjaar (vaak fout bij andere beheerders)
  • Alle onderhoudscontracten toevoegen en checken of ze correct lopen
  • Noodlijn activeren + testcall met bestuur
  • Bestuur krijgt een complete onboarding + training

Live in 2–4 weken → sneller dan elke traditionele beheerder

Bekende problemen met oude beheerders

En hoe wij ze oplossen

Herken je dit?

Oude beheerder reageert traag of pas na weken
Documenten zijn onvolledig
Bankzaken niet inzichtelijk
Onduidelijk welke contracten lopen
Geen harde afspraken over overdracht
Bestuur moet alles zélf doen

Zo pakken wij dat aan:

Dagelijkse follow-up tot alle data compleet is
Administratie wordt door ons gecorrigeerd
Bellen met onderhoudspartijen om lopende afspraken veilig te stellen
We zetten een deadline voor de oude beheerder en bewaken die
Bestuur hoeft nergens tussen te zitten
Juridische escalatie indien nodig (wij kennen de wetten)

Hoeveel werk is dit voor ons als bestuur?

Gemiddeld minder dan 2 uur werk in totaal.

Jullie hoeven alleen akkoord te geven

Documenten te lezen

De stemming te openen

De rest — echt álles — doen wij.

Hoe dit loopt in de praktijk

Case: VvE met 112 appartementen in Amsterdam

De situatie:

  • Oude beheerder reageerde pas na 10 dagen
  • Documenten verspreid over 6 mappen
  • MJOP 2 jaar verlopen
  • Contract liftbeheer miste
  • Bankrekeningen klopten niet met de jaarrekening

Wat we deden:

  • Alles binnen 14 dagen opgehaald, opgeschoond, geordend
  • MJOP opnieuw laten beoordelen
  • Nieuwe contracten overzicht gemaakt
  • Live binnen 3 weken

"We hadden dit alleen nooit voor elkaar gekregen."

— Bestuurslid VvE Amsterdam

Veelgestelde vragen

Gemiddeld minder dan 2 uur totaal. 1 gesprek met ons, 1 vergadering organiseren, akkoord geven. De rest pakken wij volledig op.
Gebeurt regelmatig. Wij hebben juridische procedures en wettelijke grondslagen om alle documenten op te vragen. We sturen formele verzoeken, zetten deadlines en escaleren indien nodig. De oude beheerder is wettelijk verplicht alles aan te leveren.
Dan fixen wij het, zonder meerprijs. We reconstrueren ontbrekende documenten, corrigeren fouten in de boekhouding, en zorgen dat alles klopt. Dit is onderdeel van onze service.
Wij reconstrueren alles door direct contact op te nemen met leveranciers, onderhoudspartijen en verzekeraars. We achterhalen welke afspraken lopen en zorgen voor een compleet overzicht.
Ja, absoluut. We handelen het boekjaar technisch correct af en zorgen voor een nette aansluiting tussen oud en nieuw. December is eigenlijk een ideaal moment omdat het aansluit bij het kalenderjaar.
Ja. Ons platform ondersteunt zowel digitale stemming (e-mail + sms) als papieren stembiljetten. We kunnen ook telefonisch ondersteunen voor leden die dat nodig hebben. Iedereen kan meedoen.
2-4 weken gemiddeld. Het hangt af van hoe snel de oude beheerder documenten aanlevert. Bij niet-meewerkende beheerders kan het 4-6 weken duren, maar wij doen alle werk.
Helemaal gratis. Het is onderdeel van jullie nieuwe HARCOO-beheer. Geen opstartkosten, geen hidden fees.
We inventariseren alle contracten, checken of ze voordelig zijn, en adviseren. Je kunt ze voortzetten of we helpen met betere alternatieven zoeken. Alles met transparante vergelijking.

Laten we 20 minuten bellen

Je vertelt wat er nu misgaat — wij vertellen hoe we het oplossen.

Binnen één maand ben je over, zonder gedoe.

Neem contact opOf bekijk je persoonlijke aanbod